Interne richtlijnen
HOOFDSTUK I. NAAM – ZETEL – DOEL Art. 1 De maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd te 3511 Stokrooie, Schuurstraat 5. Betreffende naam, zetel, doel, duur van de vzw wordt er verwezen naar de statuten die voor het laatst werden gepubliceerd op 13/01/2021 in de bijlagen van het Belgisch staatblad. Onderhavige interne richtlijnen zijn een samenvatting van gebruiken, gewoonten, afspraken en regels verzameld en/of opgesteld door het Bestuursorgaan om de werking van hogervermelde vereniging soepel te laten verlopen. Art. 2 Om het wandelen aan te moedigen zijn er:
1. De waardestempelkaart (WSK) is een persoonlijke kaart. Zij is voorzien van naam en voornaam, lidnummer, beginsaldo, activiteit/datum, aantal +/- en nieuw saldo. 2. De Dragonder wandelkaart is een persoonlijke kaart en bestaat uit 30 vakjes, waarvan 6 vakjes voorbehouden zijn voor wandelingen georganiseerd door de Dragonders. Na een wandeling schrijft men in het genummerd vakje de datum en laat men de organiserende club afstempelen. Al de erkende wandelingen georganiseerd door WSVL, VGDS (Duitstalig landsgedeelte), FFBMP (Wallonië) en KNWB (Nederland) komen in aanmerking. Een volle wandelkaart dient zo spoedig mogelijk ingeleverd te worden tijdens een Dragondertocht. Elke volle kaart geeft recht op 4 waardestempels op de WSK (6 waardestempels voor de helpers). Elke waardestempel heeft een waarde bepaald door de Raad van Bestuur, momenteel € 2,50. De waardestempels worden gebruikt voor alle betalingen in de club: lidgeld, kledij, reizen, feesten, clubwandelingen, enz… De waardestempels zijn persoonlijk en niet overdraagbaar, behalve in gezinsverband. De waardestempels kunnen niet gebruikt worden voor betaling van consumpties. In geen enkel geval worden waardestempels ingeruild tegen geld. Het ledensecretariaat houdt een overzicht bij van het tegoed aan stempels van alle leden. Controle van de wandelkaarten zal sporadisch gebeuren. Indien fraude wordt vastgesteld zal dit inhouding van de wandelkaart tot gevolg hebben en eventueel schorsing uit het systeem. Een eventuele uitsluiting uit de vereniging zal worden voorgedragen op de eerstvolgende Algemene Vergadering. Deze zal uitspraak doen volgens de modaliteiten vermeld in de statuten. Waardestempels blijven nog 1 maand geldig na einde lidmaatschap. 3. Uitstappen zullen aangekondigd worden via het clubblad en dit minstens één maand op voorhand. Annulatie-voorwaarden zullen per activiteit/uitstap meegedeeld worden bij publicatie van de uitnodiging 4. Tussenkomst. De wijze van financiële tussenkomst voor speciale wandelorganisaties zal op voorhand in het clubblad bekend gemaakt worden. |
HOOFDSTUK II. LEDEN – BIJDRAGEN Art. 3 De vereniging bestaat uit effectieve leden (helpers) met stemrecht en toegetreden leden zonder stemrecht. Het ledensecretariaat houdt een up-to-date ledenbestand bij. Dit gebeurt op de website van WSVL en kan enkel geraadpleegd worden door de leden van het Bestuursorgaan die hiervoor aangeduid zijn. Het ledensecretariaat waakt erover dat deze persoonsgebonden gegevens niet aan derden meegedeeld worden. Een ledenregister wordt bijgehouden en ter inzage ter beschikking gelegd op het adres van de zetel van de vereniging. Dit ledenregister is tevens elektronisch ter beschikking op het secretariaat van de vereniging. De effectieve leden en de toegetreden leden betalen jaarlijks lidgeld. Het bedrag en de modaliteiten van dit lidgeld worden jaarlijks bepaald door het Bestuursorgaan. Het lidgeld dient betaald te zijn ten laatste op 30 december. Art. 4 De inning van het lidgeld gebeurt tussen 1 oktober en 30 december. Na deze datum wordt men niet meer beschouwd als lid. Art. 5 Wandelboekje – wandelkalenders. De leden bekomen gratis de dragonderwandelkaart op naam. Art. 6 Ieder lid ontvangt maandelijks de Nieuwsbrief, behalve in de maanden juli en augustus. De nodige clubinformatie, wandelverslagen en allerhande artikels worden hierin gepubliceerd. Ieder lid mag vrij artikels inzenden naar het secretariaat. De redactie houdt wel het recht van publicatie. Art. 7 Jaarlijks ledenfeest: In de maand januari of februari is er een ledenfeest waarop alle leden (effectieve en toegetreden) uitgenodigd worden. De aankondiging gebeurt minstens één maand op voorhand in het clubblad. Jaarlijks wordt door het Bestuursorgaan een bijdrage bepaald voor tussenkomst in de onkosten. Art. 8 Voor de leden met 25 jaar lidmaatschap wordt een geschenk voorzien. |
HOOFDSTUK III: HET BESTUURSORGAAN
Art. 9 In principe wordt elke maand een bestuursvergadering gepland. De secretaris bereidt in overleg met de voorzitter deze vergaderingen voor. Ieder lid van het Bestuursorgaan kan punten op de agenda laten plaatsen. In principe dient over elk punt gestemd te worden. Bij gelijkheid van stemmen zal deze van de voorzitter doorslaggevend zijn. Over persoonsgebonden materies wordt onder gesloten omslag gestemd.
Aan de bestuurders kan een forfaitaire vergoeding toegekend worden. Dit bedrag wordt jaarlijks in onderling overleg vastgelegd door het Bestuursorgaan.
HOOFDSTUK IV: DE ALGEMENE VERGADERING. (AV)
Art. 10 Samenstelling, bevoegdheden, bijeenroeping, volmachten, besluiten en het bepalen van de voorzitter van de Algemene Vergadering wordt beschreven in de statuten.
Art. 11 Verloop van de stemming:
- Voor elk punt ter stemming dient een kiesbrief gemaakt te worden.
- Twee stemgerechtigde leden worden gevraagd om de stemmen te tellen. Bij gebrek aan kandidaten tellen voorzitter en secretaris.
- De vragen moeten zo gesteld worden dat alleen met “JA” of “NEEN” kan gestemd worden. Bij gelijkheid is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
- Stemmen met volmacht is toegelaten, doch slechts één volmacht per effectief lid.
- Alle geldige besluiten worden onmiddellijk van kracht en kunnen in hetzelfde jaar niet meer herroepen worden.
- De besluiten worden in een register genoteerd en gepubliceerd in het clubblad.
HOOFDSTUK V: FINANCIËN. Art. 12 Maandelijks ontvangen de leden van het Bestuursorgaan een gedetailleerd kasverslag en een overzicht van de resultaten van de voorbije wandelorganisaties of andere clubactiviteiten. Art. 13 Helpers kunnen werkelijk gemaakte onkosten binnenbrengen bij de boekhouding via alle mogelijke kanalen. Onkosten kunnen ingediend worden tot 14 kalenderdagen na de feiten. Van zodra dit bedrag hoger ligt dan 50 euro, zal de boekhouding deze onkosten voorleggen aan het volledig bestuur vooraleer over te gaan tot betaling. Art. 14 De kandidaten voor de jaarlijkse kascontrole worden één maand op voorhand schriftelijk uitgenodigd bij de penningmeester voor nazicht van de boekhouding. Op de AV brengen zij verslag uit over hun bevindingen. Door goedkeuring van dit verslag door de AV wordt het Bestuursorgaan ontlast voor de werking van het voorbije jaar. Om een degelijke controle mogelijk te maken zal elk jaar één van de twee kasnazichters het jaar daaropvolgend zijn functie overdoen samen met de nieuwe kasnazichter. Elke kasnazichter mag maar twee jaar na elkaar deze functie waarnemen. Na minstens één jaar onderbreking mag hij zich terug kandidaat stellen. |
HOOFDSTUK VI: EIGEN WANDELORGANISATIES EN CLUBACTIVITEITEN.
Art. 15 De vergoeding voor de helpers wordt gehonoreerd op de WSK zoals vermeld in Art. 2
Toekenning: 2 stempels voor een halve dag hulp, 3 voor een ganse dag (minstens 8 uren) en 4 voor degenen die openen en sluiten (±12 uren). Per halve dag pijlen of afpijlen: 1 stempel op een andere dag dan de organisatie en met een maximum van twee personen per opdracht. Uitzonderlijke prestaties kunnen gevalideerd worden met één of meerdere stempels na beslissing door de RVB.
De secretaris maakt voor iedere wandeling een lijst op met de taakverdeling van de helpers. Enkel de helpers die op deze taakverdeling staan, krijgen gratis consumpties tijdens de uren dewelke zij helpen.
Art. 16 Eènmaal per jaar voorziet de Raad van Bestuur een speciale activiteit voor de helpers en dit op kosten van de club.
Art. 17 Het organiseren van een clubwandeling is mogelijk. De verzekering van de federatie is steeds van toepassing.
HOOFDSTUK VII: TUSSENKOMST BIJ SPECIALE GELEGENHEDEN.
Art. 18 Enkel de effectieve leden komen in aanmerking voor een attentie bij een geboorte, hospitalisatie van minstens 3 dagen, huwelijk, langdurige ziekte (minstens 1 week werkonbekwaamheid door ziekte of helpersongeval), jubilea, overlijden, ontslag als lid van het bestuursorgaan, enz. Dit alles indien het Bestuursorgaan tijdig op de hoogte was of werd gebracht.
De waarde van de attentie wordt bepaald door het Bestuursorgaan en moet voor alle gevallen in de mate van het mogelijke gelijkwaardig zijn.
Art. 19 Uitsluitend voor bestuurders en helpers.
In geval een bestuurder of helper tijdens werkzaamheden ten dienste van de club schade oploopt aan auto, brommer of fiets, bestaat er een tussenkomst van 40% van de schadekostprijs met een maximum van € 500, na tussenkomst van de verzekering.
Men kan een bijkomende verzekering afsluiten via de federatie.
Voor de toepassing van erkende onkosten in de uitoefening van hun mandaat werd een speciale nota door het Bestuursorgaan goedgekeurd ten voordele van de bestuurders.
Mits voorlegging van de nodige bewijsstukken worden de gemaakte onkosten zo snel mogelijk terugbetaald door de boekhouding en geregistreerd in de uitgavenstaat.
De onkostenregeling geldt eveneens voor helpers die, in opdracht van het Bestuursorgaan, taken uitvoeren die normaal toegewezen zijn aan een lid van het Bestuursorgaan.
Art. 20 Voor alle gevallen die niet geregeld worden door deze opsomming zijn de statuten en de bepalingen van het WVV en haar uitvoeringsbesluiten van toepassing. De statuten en de bepalingen van het WVV primeren altijd op deze opsomming.
Opgemaakt en goedgekeurd te Hasselt op 5 april 2024.
Secretaris (Francine Demaret) en voorzitter (Hugo Willems)